Inspeção de Saúde mais ágil com nova solução de gestão

CASO DE ESTUDO

A IGAS é o Serviço Central da Administração Direta do Estado, que tem por missão assegurar elevados níveis técnicos de atuação, em todos os domínios da prestação dos cuidados de saúde. Executando a sua atividade em diversas frentes, desde a prevenção, até à auditoria e ação disciplinar, passando pelo apoio e colaboração entre entidades nacionais e internacionais, este Serviço integra também o Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado.

A organização não dispunha de um SI com dados coerentes e confiáveis, que permitissem monitorizar e controlar a execução das atividades de missão. Os dados registados eram incompletos e incoerentes, e as ferramentas para a sua extração insuficientes e desadequadas.
A monitorização da atividade e o controlo de prazos era feita quase manualmente, em ficheiros fora de uma Base de Dados central. Existiam várias fontes de dados e ficheiros dispersos de armazenamento de informação, pois o acesso ao sistema estava restrito a alguns utilizadores.

DESAFIO

O desafio era criar um sistema integrado de informação com dados estruturados e acesso regulado por vários utilizadores e gestores, que permitisse monitorizar a execução das atividades de missão, assim como a atividade global, num sistema de Balanced Scorecard (BSC), com geração de relatórios e indicadores estatísticos, numéricos e gráficos. Um sistema muito mais amigável para estender a sua utilização a todos os funcionários da instituição.

SOLUÇÃO

Três módulos integrados, um de gestão documental, um de gestão de processos inspetivos e outro de BSC com modelação e geração automática de software, permitem agora à IGAS a tão desejada usabilidade, eficiência processual e melhoria da qualidade de gestão. Esta solução utiliza as mais modernas tecnologias web vocacionadas para mobilidade (MVC.Net). A sua modelação garante a agilidade tecnológica e económica necessária às entidades que querem ter sucesso na nova era digital.

Muito resumidamente o sistema inclui:
– Registo e tramitação de processos
– Registo de atividades
– Registo e repositório de documentos
– Pesquisa de processos e de documentos (simples e avançada)
– Configurações e administração do sistema
– Relatórios e estatísticas com gráficos configuráveis de acordo com cada perfil de utilizador

A Quidgest já tinha construído o Sistema de Informação inicial da IGAS, pelo que apresentava as vantagens de já conhecer esse sistema, a sua evolução e as áreas de “negócio” da organização, estando já familiarizada com a linguagem e os fluxos de alguns processos.

RESULTADOS

Com esta implementação da Quidgest, os principais objetivos foram atingidos. O sistema é mais amigável. A sua utilização foi alargada a todos os trabalhadores. Inclui meios de garantir a coerência e a segurança dos dados. Incorpora instrumentos maleáveis de extração de dados e de produção de relatórios. Permite monitorizar e controlar a execução das atividades de missão assim como a atividade global num sistema de BSC.

De salientar também as melhorias verificadas ao nível da gestão da informação, habituais neste tipo de sistemas:

  • Maior partilha da informação
  • Maior controlo e monitorização de dados por vários utilizadores
  • Maior comunicação entre serviços, através de uma base de dados única
  • Eliminação da informação paralela
  • Notificação de tarefas

E o aumento da produtividade média por trabalhador, através de:

  • Simplificação do processamento da informação
  • Maior velocidade na execução das operações
  • Redução de erros por meio dos mecanismos de validação e preenchimento automático
  • Normalização dos processos intra-organizacionais
  • Introdução eficiente de dados
  • Não duplicação de esforços
  • Automatização de processos

A equipa de trabalho da Quidgest, pelo seu conhecimento do sistema e da organização interna da IGAS, pelo empenho e rapidez na resolução das solicitações, pela disponibilidade e maleabilidade e pelo apoio constante à equipa interna, contribuiu eficazmente para o sucesso do projeto.

Elizabet Fernandes, Chefe de Divisão – DCAP – IGAS

Queremos ajudá-lo a ser um Caso de Sucesso