Inspección de Salud más ágil con nueva solución de gestión
CASO DE ESTUDIO
La Inspeção Geral de Atividades em Saúde (IGAS) y el servicio central de la Administración Directa del Estado tiene por misión asegurar los elevados niveles técnicos de actuación en todas las áreas de prestación se servicios de salud. Lleva a cabo su actividad en diversos frentes, desde la prevención hasta la auditoría y acción disciplinar, pasando por el apoyo y colaboración entre entidades nacionales e internacionales. Forma parte del Sistema de Control Interno de la Administración Financiera del Estado.
La organización no disponía de un sistema de información con datos coherentes y fiables que le permitiesen monitorizar y controlar la ejecución de las actividades de su misión. Los datos registrados eran incompletos e incoherentes, y las herramientas para su extracción insuficientes y poco adecuadas.
La monitorización de la actividad y el control de plazos se hacía manualmente, en archivos no incluidos en una base de datos centralizada. Existían varias fuentes de datos y archivos de almacenamiento de información dispersos y su acceso estaba restringido a algunos usuarios.
DESAFÍO
El desafío era crear un sistema de información integrado con datos estructurados y acceso regulado por varios usuarios y gestores, que permitiese monitorizar la ejecución de actividades concretas, así como la actividad global. Para ello, se utilizaría un sistema de cuadro de mando centralizado (BSC – Balanced Scorecard), capaz de generar informes e indicadores estadísticos numéricos y gráficos. Un sistema mucho más cercano para que todos los empleados puedan utilizarlo.
SOLUCIÓN
Tres módulos integrados, uno de gestión documental, uno de gestión de procesos de inspección y otro de BSC con modelación y generación automática de software. Todos ellos han ayudado a IGAS a conseguir la tan deseada usabilidad, eficiencia de procesos y mejora de la calidad de su gestión. Esta solución utiliza las más modernas tecnologías web orientadas a una mayor movilidad (MVC.Net). Su modelación garantiza la agilidad tecnológica y económica adaptada a las necesidades de quien busca tener éxito en la nueva era digital.
De forma muy resumida, el sistema incluye:
– Registro y tramitación de procesos
– Registro de actividades
– Registro y repositorio de documentos
– Búsqueda de procesos y documentos (simple y avanzada)
– Configuraciones y administración del sistema
– Informes y estadísticas con gráficas configurables según cada perfil de usuario
Quidgest ya había construido el sistema de información inicial de IGAS, por lo que contaba con la ventaja de conocer ese sistema, su evolución y las áreas de “negocio” de la organización, estando ya familiarizados con el lenguaje y los flujos de algunos procesos.
RESULTADOS
Con esta implementación de Quidgest, IGAS alcanzó los principales objetivos que se habían propuesto. Consiguieron un sistema más cercano y sencillo que todos los trabajadores pueden utilizar. Este incluye medios para garantizar la coherencia y la seguridad de los datos. Además, cuenta con instrumentos modificables de incorporación de datos y producción de informes. Permite monitorizar y controlar la ejecución de actividades concretas, así como la actividad global, gracias al sistema BSC.
Cabe destacar las mejorías verificadas a nivel de gestión de la información, habituales en este tipo de sistemas:
- Mejor intercambio de información
- Mayor control y monitorización de los datos
- Mayor comunicación entre servicios, a través de una única base de datos
- Eliminación de información paralela
- Notificación de tareas
También aumentó la productividad media de los trabajadores gracias a:
- La simplificación del procesamiento de la información
- Mayor velocidad en la ejecución de las operaciones
- Reducción de los errores por medio de los mecanismos de validación y autocompletado
- La normalización de los procesos internos de la organización
- La introducción eficiente de datos
- No duplicar los esfuerzos
- La automatización de procesos
“El equipo de trabajo de Quidgest, por su conocimiento del sistema y de la organización interna de IGAS, su dedicación y rapidez en la resolución de las solicitaciones, su disponibilidad y adaptabilidad y por el apoyo constante al equipo interno, contribuyó eficazmente para el éxito del proyecto.”
Elizabet Fernandes – jefa de división: División de Control de Actividad y Planificación – IGAS
