Migração de baixo risco de ERP Standard para Model Driven ERP

Depois de 2000, muitas foram as empresas e instituições que embarcaram na aventura de investir milhões de euros em Sistemas Integrados de Gestão (ERP) standard, muito rígidos. Com a emergência da transformação digital e a pressão resultante de diversas crises económicas e sociais, o mercado está agora à procura de soluções mais ágeis e menos onerosas, sem correr demasiados riscos. O Model Driven ERP é seguramente a melhor opção.

Este documento descreve sumariamente a experiência da Quidgest na implementação do SINGAP, o seu Model Driven ERP – um produto único no mundo, baseado em modelação e geração automática de software –, em grandes entidades públicas e empresas ao longo dos últimos anos. Foca-se essencialmente na experiência mais recente de substituição e migração, com baixo risco, desses velhos, rígidos e dispendiosos sistemas, para o inovador e ágil SINGAP.

Este tipo de solução integrada de gestão mais flexível destina-se às novas Composable Enterprises, uma designação muito usada pela Gartner para um novo modelo de organização em que o negócio e o IT estão ainda mais sincronizados, com módulos que se liga e desliga, de forma a responder com agilidade a imprevistos.

“… Sim, ainda precisamos do ERP – mas este precisa de ser configurado para suportar o futuro emergente de aplicativos e experiências em constante mudança…” – Mike Guay, Gartner

Esta prestigiada consultora, que há uns anos falava em Post-modern ERP, reforça agora que os pacotes rígidos já não respondem aos requisitos do negócio. Por isso, está a aconselhar os seus clientes acerca de como gerir essa transição para uma arquitetura de Composable Enterprise e soluções PBC – Packaged Business Capabilities (módulo de uma aplicação para gerir determinado requisito do negócio), ou seja, para uma nova era do ERP. Este conceito aproxima -se do conceito de Model Driven ERP da Quidgest. No entanto, o SINGAP continua a ter características únicas no mercado mundial:

  • Totalmente web (MCV.net) com potencialidades de mobilidade incomparáveis, nomeadamente para teletrabalho.
  • Muito mais rapidamente evolutivo e ajustável a regras de negócio mutáveis e imprevisíveis.
  • Bastante mais económico ao nível do licenciamento, nomeadamente para grandes organizações.
  • Mais eficiente do ponto de vista do utilizador e do gestor público ou empresarial.
  • Muito eficiente ao nível dos recursos de hardware necessários.

E estas características devem-se à forma diferenciadora como é “fabricado”:

  • Todos os módulos têm um modelo e são gerados automaticamente com um simples clique.
  • O gerador de código – Genio – é uma máquina recursiva com inteligência artificial, aperfeiçoada diariamente há mais de 30 anos (esse gerador gera-se, inclusive, a si próprio).
  • O código gerado é standard, como se fosse escrito por um programador.

Mito 1. Eficiência e funcionalidades

A grande maioria dos pacotes ERP fornece uma solução para as regras mais básicas do negócio. E alimenta uma vasta rede de integradores que lhes adicionam as regras mais específicas de cada negócio.

Embora a eficiência e funcionalidades básicas sejam boas, a existência de múltiplas aplicações desenvolvidas ao seu redor por diversos programadores ou, mais habitualmente, a enorme multiplicidade de folhas e mais folhas de Excel que encontramos, em muitos clientes que têm este tipo de sistemas, fazem reduzir drasticamente a sua eficiência global. Tanto para as operações diárias como para as operações de evolução permanente. Claro que o Excel é melhor do que a velha máquina de calcular, mas, obviamente, isto não faz sentido.

Alguns destes velhos sistemas ainda usam códigos na introdução de dados, em vez de menus com opções, o que dá alguma eficiência a velhos utilizadores, mas dificulta muito a entrada de novos.

Vários especialistas apontam que a utilização do ERP standard é inferior a 40% devido à forma (rígida) como ele é implementado, de maneira incorreta e insustentável:

Uma outra limitação de eficiência reside no licenciamento por utilizador ou por MB de armazenamento. Quando por qualquer motivo operacional tem que entrar mais um grupo de utilizadores no sistema, essa mudança pode ficar presa em burocracias administrativas e financeiras por dias, impedindo o fluir das operações.

Mito 2. Fiabilidade e performance

Hoje em dia quase todos os sistemas, operativos e de bases de dados, são muito robustos e fiáveis, embora mais flexíveis e económicos. Manter um sistema antigo apenas por causa de uma fiabilidade provada, com custos e riscos muito elevados não faz sentido.

E os ERP famosos também param! Há casos de paragens críticas ou erros nos ERP de grandes empresas. E o que dizem aos utilizadores é que é mesmo assim, não há nada a fazer e todos esperam. Há mesmo o caso de uma multinacional que parou o processo de faturação em Portugal por vários dias e, quando ligaram para a sede na Holanda, responderam que não se preocupassem, o problema era internacional.

Mito 3. Elevados custos e tempos de mudança e migração

Um dos principais argumentos na resistência à mudança é o dos custos totais apontados para todo o processo. E que incluem as novas licenças, instalação, formação e migração dos dados pré-existentes para o novo sistema. Mais abaixo, apresenta-se exemplos de clientes como o INIAV, que fez as contas e concluiu que recuperou o investimento na mudança em cerca de um ano.

Outro argumento pouco válido é o do valor já investido. Como se fosse uma fatalidade manter o velho sistema.

O mito de que quanto mais se investe num sistema mais dependente se fica dele é falacioso. Há quem interrompa corajosamente um processo de investimento avultado quando as evidências apontam para a impossibilidade de retorno num prazo razoável.

A cadeia de distribuição Lidl, por exemplo, cancelou em 2018 um contrato, de 7 anos, com um fornecedor de ERP ao qual pagara 500 milhões de euros.

Ou o Serviço Nacional de Saúde britânico (NHS), que abandonou um projeto de 11 mil milhões de libras em 2011.

Mito 4. Segurança

Em 2018, saiu a notícia de que 90% dos clientes de um dado ERP estiveram expostos a ataques externos devido a uma falha existente há 13 anos.

Claro que todos os sistemas têm vulnerabilidades e podem ser atacados. E que o mais importante é a capacidade e rapidez de reposição do sistema, bem como a identificação da informação privada e confidencial que tenha sido copiada para o exterior.

Não é a aura dos sistemas de marcas famosas que evita as falhas de segurança, mas sim os processos e certificações implementadas com a ISO 27001 e a IAPP, no caso da privacidade digital.

Mito 5. Mobilidade

Muitos dos ERP do mercado foram lançados na era tecnológica do cliente-servidor. Em Windows ou Unix/Linux, e a sua evolução nunca se verificou. Uma mudança tecnológica de um ERP para uma nova era de mobilidade responsiva envolve custos e riscos que nem todos estão dispostos a correr.

A Quidgest é provavelmente a única empresa produtora de ERP que fez essa evolução com alguma rapidez e tranquilidade. Porquê? Porque usa modelação e geração automática de código e consegue, com uma certa facilidade, converter uma aplicação em Windows de há 15 anos numa outra em MVC .NET em poucas semanas ou alguns meses.

Os outros ERP mantêm a sua estrutura em tecnologia antiquada e vão produzindo umas aplicações satélite para dar a ilusão ao utilizador de estar perante a última geração tecnológica.

Mobilidade, sobretudo responsiva, disponível em qualquer dispositivo móvel ou computador pessoal, é pois uma mera buzzword de marketing em muitos ERP do mercado.  E esta fragilidade, sobretudo em tempos de teletrabalho, é muito perniciosa.

CASOS DE ESTUDO

Em 2013, uma grande universidade nacional iniciou um processo de fusão em que uma dezena das suas unidades orgânicas usavam o ERP Oracle Financials, onde haviam investido vários milhões de euros, com grandes limitações de usabilidade e reporting, acrescidas de elevado risco de paragem.

Em cerca de 3 meses, a Quidgest implementou com sucesso a solução de gestão integrada SINGAP em todas as 10 unidades, migrando os dados do velho sistema. E efetuou posteriormente a integração com a solução de gestão académica.

Esta foi uma experiência importante para o processo que se seguiu de migração deste tipo de grandes sistemas.

1. INIAV

O INIAV – Instituto Nacional de Investigação Agrária e Veterinária, I. P. é o organismo que dinamiza a inovação do setor agropecuário nacional. Com mais de 600 colaboradores, e disperso por 19 locais diferentes, alguns com alguma autonomia de gestão, centraliza quase todos os serviços administrativos e a informação de gestão na sua sede em Oeiras.

Este organismo decidiu investir num novo Sistema Integrado de Gestão em 2016, que servisse de base a um processo de transformação digital mais amplo, com eventos específicos de formação e gestão da mudança. As velhas aplicações SAP, Navision e SRH, que geriam respetivamente as áreas financeira, de faturação e de recursos humanos, com elevados custos de manutenção, não davam resposta às exigências da nova gestão.

Os custos de manutenção associados às ineficiências resultantes da utilização de todas as velhas aplicações desintegradas serviram de base ao cálculo do valor do concurso. O objetivo seria obter um retorno do investimento num período de três anos. Com o SINGAP Web foi conseguido em cerca de um ano.

Saiba mais aqui ou aqui.

2. Universidade NOVA (sete ERP diferentes migram para SINGAP)

A Universidade Nova de Lisboa, designada habitualmente por NOVA, distingue-se como uma  escola de referência mundial. Com 11 unidades orgânicas autónomas, cerca de 20 mil alunos, de 100 nacionalidades, 1700 professores e 40 unidades de investigação, esta é a única universidade portuguesa com menos de cinco décadas de existência que figura entre as 50 melhores do mundo.

Em finais de 2016, a NOVA decidiu adquirir um sistema integrado de gestão inovador, o SINGAP Web da Quidgest, para substituir sete diferentes ERP e, assim, responder dinamicamente aos seus desafios presentes e futuros.

Exigia-se um prazo muito curto para o arranque da nova solução, dado que a nova fundação agregadora iria iniciar funções a partir de 1 de maio de 2017.

… Em apenas 3 meses, incluindo 1 mês de formação, tínhamos um ERP em funcionamento….” – Ana Rita Marante, Administradora da NOVA

Conheça os pormenores deste projeto aqui

3. IEFP

O trabalho realizado junto da primeira universidade, de migração de um velho ERP Oracle Financials para SINGAP constituiu uma valiosa experiência para a Quidgest relativamente a dados antigos e estrutura de tabelas e relações existentes nesse tipo de sistemas. Assim, quando outras organizações lançam um concurso para a sua evolução neste domínio, como foi o caso do IEFP – Instituto de Emprego e Formação Profissional, a Quidgest tem conseguido sempre apresentar propostas de maior valor para o cliente.

O IEFP tem um orçamento anual superior a mil milhões de euros, um valor que dá uma ideia do tipo de clientes que escolhem o ERP SINGAP. Este é um dos seus projetos recentes para as áreas orçamental, financeira e administrativa. Mais um novo cliente a evoluir no sentido dos sistemas de informação de gestão com as mais inovadoras tecnologias web e cumprindo com os mais recentes requisitos processuais e legais, nomeadamente a norma SNC-AP.

4. ISCTE-IUL

A experiência adquirida na migração do SAP do INIAV para SINGAP foi também importante para a angariação de mais um cliente, o ISCTE-IUL. Cansado de muitos anos de ineficiências com custos muito avultados, teve a coragem de lançar um concurso para atualização do seu ERP, e a Quidgest fez a melhor proposta. Não apenas pelo preço competitivo, mas, sobretudo, pela confiança que transmitiu a esta famosa e inovadora escola de gestão internacional, tanto pelo conhecimento tecnológico do processo de mudança, como pela experiência de implementação de um ERP em outras universidades.

O alojamento deste sistema será em cloud. O SINGAP já está preparado para os principais fornecedores deste tipo de plataforma, como a AWS, Azure e Altice Cloud.

Pode obter mais informação aqui

5. Turismo de Portugal e IAPMEI

Este é mais um projeto semelhante ao do IEFP, com uma característica especial, pois trata-se de duas entidades diferentes a usarem o mesmo ERP, adaptado às suas especificidades.

A migração de dados está também assegurada pelas experiências anteriores com um ERP que está a ser descontinuado.

Turismo de Portugal já tinha há muitos anos o módulo de gestão de recursos humanos da Quidgest e, portanto, terá a tarefa mais facilitada nessa implementação do que o IAPMEI.

6. Outros ERP de relevo

Ritz four seasons

Hotel Ritz Four Seasons, com sede em Lisboa, é gerido pela Four Seasons, empresa de topo no mundo da hotelaria de luxo. Possui desde 2006 uma solução de gestão de recursos humanos da Quidgest, o módulo de RH do ERP SINGAP, com sucessivas versões adaptadas às mudanças legislativas e integradas com o ERP.

Com esta solução, o Hotel Ritz:

  • Aumentou os níveis de produtividade média por funcionário;
  • Interligou a gestão de recursos humanos com a gestão do negócio;
  • Fomentou a integração e a gestão por processos, aumentando a competitividade e a criação de valor para o cliente;
  • Poupou dezenas de horas mensalmente em tarefas que passaram a ser desempenhadas com o apoio do sistema da Quidgest.

Assembleia da República

Inserido no âmbito das políticas de simplificação administrativa e legislativa, que pretendem contribuir para aumentar a eficiência interna dos serviços públicos, o sistema SINGAP (denominado SIGAR – Sistema Integrado de Gestão da Assembleia da República), de carácter evolutivo, foi implementado em 2009 e integra, desde então, o processo de acolhimento aos deputados no início das legislaturas.

A Assembleia da República integra assim o vasto portefólio de clientes do sector público com o ERP SINGAP da Quidgest, dos quais se destacam organismos como

IPQ – Instituto Português da Qualidade

LNEC – Laboratório Nacional de Engenharia Civil,

Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional de LisboaAlentejo e Algarve

Instituto Hidrográfico,

Instituto Camões

 ICNF – Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas,

entre muitos outros.

CONCLUSÕES

Cada vez mais organizações, sobretudo de média e grande dimensão, estão a fazer evoluir os seus sistemas de gestão para soluções mais ajustadas às exigências de mudança dos novos tempos.

Para tal, estão a abandonar ou a equacionar abandonar os velhos ERP adquiridos nas últimas décadas, em que investiram quantias astronómicas e que se vão arrastando com custos e riscos elevados em termos de manutenção e evolução.

Uma nova arquitetura de Composable Enterprise e soluções PBC – Packaged Business Capabilities para empresas e instituições mais ágeis e resilientes, está a fazer acelerar o processo de migração para ERP de uma nova era, também mais ágeis. A Quidgest, com o Model Driven ERP SINGAP Web, lidera este caminho de inovação há mais de três décadas, com uma solução que já tem de base estes conceitos e muitas outras funcionalidades diferenciadoras.

Quanto maior é o número de clientes e parceiros que aderem a esta onda de migração, mais seguro se torna o processo, menores são os custos e maior é a competitividade e agilidade de todos os envolvidos.

Estamos no tempo das mudanças aceleradas. E o sucesso espreita os mais ágeis. Com sistemas sem licenciamento anual, com número de utilizadores ilimitado e com novas tecnologias e funcionalidades incorporadas, sempre que o negócio ou atividade assim o exijam.

Carlos Costa – Marketing & Partnership Development Manager

SOBRE

A Quidgest é uma empresa tecnológica global, com sede em Lisboa, pioneira na modelação e geração automática inteligente de software. Através da plataforma extreme low-code Genio apresenta um vasto portfólio de soluções para diferentes áreas e vocacionadas para a melhoria contínua na gestão de Empresas e de Instituições Públicas de excelência.

a Quidgest é uma empresa certifiicada

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