SIGEF

Sistema Integrado de Gestão da Formação para Entidades Formadoras

O Sistema Integrado de Gestão da Formação (SIGEF) da Quidgest pretende ajudar as organizações a dotar os intervenientes internos com formação atualizada para assegurar que a informação mais recente e o conjunto de competências necessárias são corretamente difundidos pelas organizações.

gestão da formação para entidades formadoras

PARTILHA DE INFORMAÇÃO PARA O CRESCIMENTO ORGANIZACIONAL

O conhecimento é uma das mais importantes vantagens de uma organização. No entanto, é frequentemente fechado em silos – apenas algumas pessoas têm acesso à informação ou às competências para ajudar a empresa a prosperar. Neste sentido, é vital que o conhecimento seja difundido por todos os funcionários.

Porém, para que este conhecimento seja transmitido eficazmente, é fundamental que seja feito por entidades de formação certificadas. A certificação destas entidades depende muito da existência de estruturas com recursos humanos, instalações e equipamento adequado.

Fornecer um serviço de excelência, baseado na dinamização e transmissão de competências reconhecidas como essenciais, exige um sistema à altura dos desafios.

Para apoiar as entidades formadoras, a Quidgest desenvolveu o SIGEF – Sistema Integrado de Gestão Externa da Formação

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DO SIGEF

  • Maior eficiência dos processos de formação

  • Informação fidedigna e em tempo real

  • Redução da carga administrativa relacionada com a inserção e processamento de dados

  • Controlo do capital humano, através da perceção clara do perfil e do trabalho desenvolvido por cada formador/colaborador

  • Aumento da produtividade dos formadores e dos formandos

  • Apoio à prestação de um serviço inovador, gerando maior satisfação para os agentes envolvidos

  • Adaptação às especificidades de cada centro de formação

PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

1. PROCESSO DO FORMANDO

  • Gestão de todos os dados dos formandos: informação biográfica, histórico de formação, certificações, inscrições e exames;
  • Avaliação dos formandos: registo das avaliações atribuídas pelos formadores e possibilidade de identificar os diferentes momentos de avaliação;
  • Inscrição, via web, nas ações de formação de interesse.

2. PROCESSO DOS FORMADORES

  • Gestão de todos os dados dos formadores: informação profissional, entidade à qual pertencem, custos associados e disponibilidade;
  • Avaliação dos formadores: integração com as avaliações feitas pelos formandos e geração de indicadores de apoio à gestão.

3. PROCESSOS DO CLIENTE

  • Dados do cliente;
  • Gestão de encomendas das ações de formação: registo de encomendas, acompanhando todo o seu processo;
  • Gestão das inscrições de formandos

4. AÇÕES DE FORMAÇÃO

  • Ações de formação
  • Gestão de todas as ações de formação: inscrições, sessões, ausências, listas de presença, avaliação e documentação;
  • Gestão das operações logísticas relacionadas com as ações de formação: salas disponíveis e requisição dos equipamentos necessários.
  • Organização das ações em árvore, permitindo uma melhor visualização dos módulos associados.

5. GESTÃO DA FORMAÇÃO

  • Diagnóstico de necessidades de formação;
  • Definição do plano de formação e respetivos conteúdos;
  • Divulgação interna (a nível organizacional) e externa (a nível dos centros de formação) dos cursos em aberto;
  • Acompanhamento e controlo da execução do plano de formação;
  • Avaliação da eficácia e eficiência da formação em tempo real e no médio-prazo, por áreas de formação, cursos e ações.

6. DOCUMENTAÇÃO DE APOIO À FORMAÇÃO

  • Anexação de documentos de apoio: programas, certificados, exames, mapas de suporte à gestão;
  • Emissão de certificados e criação de relatórios diversos com informação referente ao número de horas de formação, formadores, presenças, entre outros;
  • Gestão do dossier técnico-pedagógico e de toda a documentação relacionada com a formação;
  • Geração automática de diferentes enunciados de exame.

7. ESTATÍSTICAS DE APOIO À FORMAÇÃO

  • Questionários de diagnóstico, controlo e avaliação da formação, facilmente parametrizáveis pelos utilizadores;
  • Gráficos com as necessidades de formação por unidade funcional e formando;
  • Relatórios relativos à emissão de diplomas (por ação e por formando), cronogramas de ações previstas e realizadas, questionários de avaliação e questionários de satisfação, etc.;
  • Obtenção de indicadores de gestão: estatísticas e gráficos que facilitam o controlo dos processos, como a assiduidade, avaliações, grau de satisfação, etc.;
  • Mapa com o plano de formação global, por unidade funcional e por formando.

8. OUTRAS FUNCIONALIDADES

  • Orçamentação da formação por ação e por curso, com diferentes tipologias de custos;
  • Interoperabilidade com as soluções Gestão de Competências e Gestão do Desempenho (a nível organizacional);
  • Acesso à informação com múltiplos perfis, consoante o tipo de utilizador e mediante a introdução de password;
  • Acesso personalizado à informação através do login de utilizador;
  • Importação e exportação de dados do sistema para ferramentas Office, entre outras;
  • Integração com plataformas web;
  • Alertas e notificações predefinidas e personalizados (caducidade do certificado CAP, caducidade do Cartão do Cidadão e controlo de inscrições);
  • Integração com o site do organismo (para divulgação das ações de formação em curso).
gestão integrada da formação para entidades formadoras

GESTÃO DA MUDANÇA

Ainda que alguns membros consigam compreender as grandes mais-valias da introdução de um novo sistema que impulsione a produtividade e melhore os resultados, sabemos que estas mudanças pressupõem uma alteração na forma de atuar de todos os stakeholders internos.

  • ANTES

    Partilhadas as mais-valias da mudança para um novo sistema com todos os stakeholders internos

  • DURANTE

    Ações de formação para que todos os profissionais operacionais aprendam as funcionalidades do novo sistema

  • DEPOIS

    Sessões de feedback com o objetivo de melhoria contínua do sistema de informação implementado, de forma a que evolua consoante as necessidades de todos os stakeholders

Saiba mais sobre a abordagem da Quidgest à mudança de sistemas

Algumas das Organizações que usam a Gestão Integrada da Formação da Quidgest

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