SOBRE A LUSOPONTE
Fundada em 1994, a Lusoponte é concessionária das duas principais travessias sobre o rio Tejo: Ponte 25 de Abril e Ponte Vasco da Gama, nas quais atravessam mais de 36.5 milhões de veículos anualmente. Conta também com a exclusividade para a construção e exploração de uma terceira travessia rodoviária. A empresa de capital privado tem perto de 130 trabalhadores.
DESAFIO
Com a implementação do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), a Lusoponte procurou ir ao encontro das novas normas impostas pela União Europeia e encarregou um dos seus colaboradores da função de Data Protection Officer.
De acordo com Pedro Oliveira, atual Encarregado de Proteção de Dados da organização, depois de recorrer aos consultores e parceiros jurídicos e tecnológicos, a equipa chegou à conclusão que precisavam de um software de apoio para atingir os objetivos definidos. “Consultámos, na altura, algumas empresas e a Axians aconselhou-nos a avançar com a Quidgest.”
Contudo, o apoio prestado foi além da simples conformidade com o RGPD – as soluções da Quidgest dotaram a equipa de uma nova agilidade e eficiência. Algumas das tarefas mais úteis foram, por exemplo, “a extração por processos das tarefas que estão definidas no plano de mitigação de riscos” e o “facto de se poder fazer os relatórios anuais à administração de forma mais célere” – algo que anteriormente teria de ser feito manualmente, a equipa consegue agora automatizar.
A SOLUÇÃO DA QUIDGEST
A solução implementada pela equipa Quidgest é composta por dois módulos: Gestão de Proteção de Dados e Gestão de Titulares de Dados. A sua integração, que envolveu também a análise de dados da avaliação feita pela equipa da Lusoponte, bem como a migração dos dados das medidas do RGPD, atividades de tratamento da informação e repositórios, permitiu maior partilha da informação e maior controlo e monitorização de dados por vários utilizadores. Entre as restantes características dos sistemas, a Lusoponte destaca ainda:
- Uma maior comunicação entre serviços, através de uma base de dados única;
- A eliminação de informação paralela;
- Notificação de tarefas.
RESULTADOS
Com a implementação dos dois módulos, a equipa da Lusoponte está em processo de cumprir com todos os objetivos desenhados e de ultrapassar os desafios que a Quidgest se propôs a resolver. O novo sistema já está a ser utilizado por vários colaboradores e, de acordo com o DPO da Lusoponte, em breve, todos os gestores de projeto utilizarão a solução, de forma a que toda a estrutura possa usufruir de um novo método de trabalho mais ágil e eficiente.
A Lusoponte verificou também um aumento da produtividade, visto que o sistema permitiu:
- Normalizar os processos intra-organizacionais;
- Não duplicar os esforços;
- Automatizar processos.
Simplificação do processamento da informação
Redução de erros graças aos mecanismos de validação e de preenchimento automático
Introdução mais eficiente dos dados
Maior velocidade na execução das operações
A implementação do sistema da Quidgest permitiu à Lusoponte uma redução de custos operacionais de 20 a 30%.
Testemunho
Ainda que – na data em que este texto está a ser escrito – a equipa ainda esteja a preencher a base de dados e a entregar a ferramenta aos gestores de projeto, o Data Protection Officer da Lusoponte já vê resultados positivos a nível da produtividade e eficiência: “Já conseguimos seguir o que está feito e o que ainda está por fazer” e acrescenta que além da equipa da Quidgest ter explicado através de linguagem “terra-a-terra a toda a equipa, mesmo a pessoas que não são técnicas”, mostrou “bastante boa vontade e até mais do que aquilo que tínhamos pedido”.
Pedro Oliveira, Data Protection Officer da Lusoponte
