Portal NetForce: certificação de formadores simples e rápida
CASO DE ESTUDO
O Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) foi criado em 1979, com o intuito de integrar num único organismo a execução das políticas oficiais de emprego e formação profissional. Desde muito cedo que tem investido na modernização dos seus serviços através da implementação de soluções informáticas, tendo inclusivamente, no quadro da Administração Pública, sido pioneiro na adoção de uma rede de dados de âmbito nacional que lhe tem permitido uma gestão integrada da sua atividade.
Com o objetivo de melhorar e facilitar a gestão do sistema de formação e certificação de formadores, o IEFP decidiu implementar um portal eletrónico para esse efeito: o NetForce.
DESAFIO
O elevado número de candidaturas à certificação pedagógica, por parte de formadores, e a pressão que, a este nível, se fazia sentir sobre os serviços levaram o IEFP a implementar o Portal NetForce.
Todo o sistema de formação e certificação de formadores por parte do IEFP era gerido e operacionalizado, em grande medida, manualmente e em papel. Este processo, que abrangia, em média, mais de 20 mil utentes e cerca de 200 entidades formadoras por ano, implicava a mobilização de muitos recursos humanos ao nível dos serviços centrais, das cinco delegações regionais e dos centros de emprego. Associado à dimensão e ao volume de trabalho que este processo implicava, existia ainda o constrangimento gerado pela dispersão territorial na gestão dos processos, que resultava em tempos de resposta muito elevados.
SOLUÇÃO
O Portal NetForce é um Sistema de Gestão da Formação e Certificação de Formadores que, de acordo com a legislação*, possibilita a realização de candidaturas online, a gestão de todo o processo de análise e de decisão, a emissão dos respetivos certificados e, ainda, as candidaturas à homologação de cursos de formação.
As principais preocupações associadas à implementação do projeto, para além da simplificação administrativa, eram garantir uma maior celeridade nas respostas aos utentes e entidades, bem como a diminuição dos recursos humanos a afetar na sua operacionalização, garantindo a necessária eficácia no controlo da execução da formação e dos seus resultados.
O conhecimento da Quidgest na área de negócio foi essencial para o desenvolvimento do projeto, uma vez que o sistema de formação e certificação tem um caráter bastante complexo, quer pela dimensão, quer pela diversidade e especificidade das questões colocadas pelos destinatários. Há que salientar que o conhecimento da empresa facilitou, ainda, a procura das melhores soluções para os problemas que entretanto foram surgindo.
* Portaria 214/2011 de 30 de maio, no seu art.º 9.º.
RESULTADOS
A maior partilha da informação e o maior controlo e monitorização de dados por vários utilizadores foram as duas grandes melhorias verificadas após a utilização do Portal NetForce.
Assim, através da automatização de processos, da simplificação do processamento da informação, da redução de erros por meio dos mecanismos de validação e preenchimento automático e de uma maior velocidade na execução das operações, o IEFP conseguiu aumentar a produtividade média por trabalhador
O IEFP agradece à equipa da Quidgest a disponibilidade, o empenho e a boa vontade para a resolução de todos os problemas. Sentimos que, durante o projeto, fizemos todos parte de uma mesma equipa.
Conceição Matos, Diretora do Departamento de Formação Profissional
