Portal NetForce: simplicidad y rapidez en la certificación de formación
CASO DE ESTUDIO
El Instituto del Empleo y Formación Profesional (IEFP) se creó en 1979 con el objetivo de integrar en un único organismo la ejecución de las políticas oficiales de empleo y formación profesional. Desde sus inicios, ha invertido en la modernización de sus servicios a través de la implementación de soluciones informáticas. En el marco de la administración pública, ha sido pionero en la adopción de una red de datos de ámbito nacional que le ha permitido gestionar su actividad de forma integrada.
Con el objetivo de mejorar y facilitar la gestión del sistema de formación y certificación de formadores, el IEFP decidió implementar un portal electrónico: NetForce.
DESAFÍO
El elevado número de candidaturas para la certificación pedagógica, por parte de formadores, y la presión que se sentía a este nivel en los servicios llevaron al IEFP a implementar el portal NetForce.
El IEFP gestionaba y operaba el sistema de formación y certificación de formadores manualmente y en papel. Este proceso abarcaba de media más de 20.000 usuarios y cerca de 200 entidades formadoras por año, lo que implicaba la movilización de muchos recursos humanos (a nivel de servicios centrales) de las cinco delegaciones regionales y dos centros de empleo. Sumada a la dimensión y volumen de trabajo que implicaba este proceso, estaba la limitación de la dispersión territorial en la gestión de los procesos, que provocaba tiempos de respuesta muy elevados.
SOLUCIÓN
El portal NetForce es un sistema de gestión de formadores que, de acuerdo con la legislación, permite realizar candidaturas online, gestionar el proceso de análisis y decisión y emitir los respectivos certificados y candidaturas para homologación de cursos de formación.
Las principales preocupaciones asociadas a la implementación del proyecto, a parte de la simplificación administrativa, era garantizar una mayor rapidez en las respuestas a los usuarios y entidades, así como la disminución de los recursos humanos que afectaban a su operacionalización, garantizando la eficacia necesaria en el control de la ejecución de la formación y sus resultados.
El conocimiento de Quidgest en el área de negocio fue esencial para el desarrollo del proyecto, ya que el sistema de formación y certificación es bastante complejo, ya sea por la dimensión o por la diversidad y especificidad de las cuestiones. Hay que destacar que el conocimiento de la empresa facilitó la búsqueda de las mejores soluciones para los problemas que fueron surgiendo.
RESULTADOS
Las mejoras en el intercambio de información y el control y monitorización de datos por varios usuarios fueron los resultados constatables tras la utilización del portal NetForce.
Así, a través de la automatización de procesos, la simplificación del procesamiento de la información, la reducción de errores por medio de los mecanismos de validación y autocompletado y de una mayor velocidad en la ejecución de operaciones. El IEFP consiguió aumentar la productividad media por trabajador.
“El IEFP agradece al equipo de Quidgest la disponibilidad, el empeño y la buena voluntad para la resolución de problemas. Sentimos que, durante el proyecto, todos formamos parte del mismo equipo”
Conceição Matos, directora del Departamento de Formación Profesional
