GESTÃO DOCUMENTAL

Para garantir uma gestão transversal do ciclo de vida da informação de qualquer organização, bem como dos organismos, entidades ou departamentos que a compõem, a Quidgest desenvolveu um Sistema de Gestão Documental inovador e integrado, gerador de importantes vantagens.

gestão documental da quidgest

MAIS RESULTADOS COM MENOS RECURSOS

A gestão da informação é um processo determinante para o bom desempenho de uma organização – quanto mais eficaz e eficiente esta for, maiores serão as vantagens face à concorrência. Contudo, o aumento considerável de informação traz desafios acrescidos às organizações. Desde a perda de informação à maior dificuldade de pesquisa e ao aumento dos custos operacionais, são várias as barreiras que têm de ser ultrapassadas para uma gestão eficaz da informação.

Redução de custos operacionais entre 30% e 50%

É com o intuito de apoiar a desmaterialização e de agilizar os processos das organizações que a Quidgest desenvolveu o sistema web de Gestão Documental, que conduz a claros resultados na capacitação de colaboradores e consequente rapidez de resposta a pedidos e reduz os custos operacionais entre 30% e 50%.

SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL QUIDGEST: DESCENTRALIZA E APOIA O PROCESSO DE DECISÃO

A implementação de um sistema de Gestão Documental é especialmente relevante numa época em que as mudanças e os desafios são constantes.

A solução de Gestão Documental da Quidgest possibilita a gestão de toda a informação em circulação de forma transversal – desde o registo ao armazenamento e à consulta –, bem como o controlo dos prazos de resposta e a realização célere de tarefas, trazendo, assim, melhorias consideráveis que se irão refletir no serviço a todos os stakeholders.

Através deste sistema rigoroso é possível, de forma transparente e apoiada, descentralizar a responsabilização da decisão ao mesmo tempo que se mantém a coerência, complementaridade e capacidade de análise de informação.

workflow de gestão documental

Os sistemas tecnológicos de informação, aliados a uma gestão eficaz da informação, contribuem significativamente para o sucesso das organizações e para o próprio modelo de gestão.

BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

  • Desmaterialização em prol da produtividade e sustentabilidade

    A centralização da informação via canais digitais trará melhorias substanciais em termo de disponibilidade da informação, reutilização e eliminação da redundância e esforços duplicados. Além disso, a eliminação de informação em papel, mantendo todas as garantias de autenticidade, garante uma melhor utilização de recursos, quer em termos de gastos de consumíveis, quer em gastos com o armazenamento e arquivo da informação.

  • Redução significativa de custos

    A impulsão da melhor utilização dos recursos e de aumento da produtividade dos colaboradores levam a uma redução de custos significativa. Embora esta redução seja diferente de organização para organização, os clientes da Quidgest que adotaram este sistema relataram diminuição de custos operacionais entre 30% e 50%.

  • Maior proteção e segurança dos documentos

    A digitalização não só evita a degradação dos documentos físicos por via de manuseamento, como também permite uma maior segurança ao limitar o acesso de utilizadores aos documentos e processos.

  • Pesquisa e disponibilização rápida da informação

    Através deste sistema totalmente web, é possível aceder rapidamente a documentos em qualquer altura, lugar e dispositivo.

  • Atualização constante da informação disponível

    A atualização em tempo real do registo, arquivo e tramitação de documentos e processos é outra das componentes vitais deste sistema.

  • Uniformização do tratamento da informação

    O preenchimento de um número mínimo de campos de meta informação para registo de documentos e processos evita omissão de dados.

  • Melhoria dos fluxos de trabalho

    O tratamento de processos com maior celeridade e controlo na circulação para tomadas de decisão aumenta a produtividade e origina significativas melhorias na gestão de recursos.

  • Gestão mais eficiente

    Números reais e atualizados, por meio de indicadores de gestão, das tarefas realizadas pelo organismo.

  • Qualidade dos serviços prestados

    Números reais e atualizados, por meio de indicadores de gestão, das tarefas realizadas pelo organismo.

  • Melhor relacionamento com os clientes

    O acompanhamento eficaz dos processos garante a transparência da execução processual e da informação transmitida ao cliente.

MÓDULOS COMPLEMENTARES

GESTÃO DE REUNIÕES*

As reuniões (sejam presenciais ou remotas) são frequentemente limitadas pela falta de recolha ou pela criação de silos de informação, o que dificulta a ação de todos os interessados nos temas discutidos.

Para colmatar esta realidade e tornar as reuniões cada vez mais de ser produtivas, é fundamental que as organizações utilizem um sistema que apoie o pré (preparação de um documento via template pré-definido, definição de pontos de agenda), o durante (recolha de informação sobre as deliberações de cada ponto de agenda e registo de presenças) e o pós-reunião (disponibilização da informação a todos os participantes para que estes possam editar e aprovar).

No final do processo, o documento é bloqueado pelo responsável da reunião de forma a que os seus pares possam apenas consultar a informação.
O módulo de Gestão de Reuniões torna-se especialmente importante para a agregação de informação de reuniões que acontecem periodicamente.

*Este módulo é opcional e não pode ser adquirido separadamente.

PORTAL DE FORMULÁRIOS ELETRÓNICOS*

A principal missão deste módulo é facilitar a submissão de documentos no sistema de Gestão Documental. O Portal de Formulários Eletrónicos permite a inserção e registo de informação através de diversas categorias de formulários, que podem ser preenchidos por utilizadores externos.

Os formulários podem ser customizados e diretamente atribuídos a entidades externas dependendo das necessidades. Isto é, a organização responsável pode ter um formulário diferente para cada stakeholder externo. O acesso a estes formulários está dependente dos acessos que cada utilizador dispõe.

*Este módulo é opcional e não pode ser adquirido separadamente.

GESTÃO DA MUDANÇA

Ainda que a gestão consiga compreender as grandes mais-valias da introdução de um novo sistema, sabemos que estas mudanças pressupõem uma alteração na forma de atuar de todos os stakeholders.

Para que a transição seja feita de forma eficaz, a Quidgest desenvolve ações de formação com os profissionais dos vários níveis, onde são partilhadas as mais-valias e a forma de operar com o novo sistema.

No centro de todas estas iniciativas estarão os ganhos de produtividade e de possibilidade de impactar positivamente a operação da organização.

Leia mais sobre a abordagem da Quidgest à mudança de sistemas neste artigo.

SERVIÇOS DE CONSULTORIA

A implementação e gestão de mudança eficazes são vitais para o bom funcionamento da organização. Contudo, para que exista a otimização dos recursos seja levada ao seu máximo potencial e todos os objetivos propostos sejam atingidos, é necessário levar a cabo um trabalho de análise dos procedimentos internos de uma organização.

CARACTERIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

O crescimento exponencial da informação produzida leva a que muitos documentos deixem de ser utilizados diariamente e comecem a ser armazenados em locais pouco adequados. Por consequência, o armazenamento inadequado da informação passa a ser um desafio para a recuperação eficiente da informação.

O primeiro passo para ultrapassar esta barreira passa por proceder a um recenseamento de toda a documentação. O resultado final passa por uma base de dados que contém toda a informação levantada e que pode ser pesquisada ou exportada.

*A caracterização da documentação é ainda um dos passos essenciais para a elaboração de um Plano de Classificação e de uma Tabela de Seleção.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O plano de classificação permite a organização da informação do geral para o particular e de acordo com uma estrutura hierárquica, que irá facilitar a recuperação eficiente da informação.

A elaboração do plano passa por analisar o contexto da organização, caracterizar a documentação e determinar as funções e atividades.

No que diz respeito aos organismos públicos, a elaboração de um plano de classificação está ligada ao uso Macroestrutura Funcional (MEF), desenvolvida de acordo com o programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica. A elaboração de um plano alinhado com esta filosofia facilitará no futuro o uso da interoperabilidade semântica.

*A Caracterização da Documentação é um passo essencial para o desenvolvimento de um Plano de Classificação.
** Em paralelo com a recolha de informação para a elaboração de plano de classificação podem ser levantados os dados iniciais para elaborar a Tabela de Seleção.

TABELA DE SELEÇÃO

A acumulação de grandes volumes de documentação torna os procedimentos de seleção e avaliação dos documentos de uma organização imprescindíveis visto que estes permitem a transferência e eliminação de todos os documentos que não são necessários.

A Tabela de Seleção regista o resultado deste processo, assumindo-se como um instrumento-chave para a gestão do arquivo de uma organização. É ainda um dos documentos obrigatórios aquando da submissão de uma proposta de portaria de gestão de documentos.

*A caracterização da documentação é um passo essencial para o desenvolvimento de uma Tabela de Seleção.

PROPOSTA DE PORTARIA DE GESTÃO DOCUMENTAL

No caso dos organismos públicos a eliminação de documentos deve ser autorizada pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos (Decreto-Lei n.º 447/88 e Portaria n.º 372/2007).

Para aprovação de uma portaria de gestão de documentos devem ser submetidos os seguintes documentos:

  • Folhas de recolhas de dados corretamente preenchidas (suporte à decisão);
  • Projeto de Regulamento;
  • Tabela de Seleção;
  • Modelos de auto de eliminação, de auto de entrega e de guia de remessa.

REENGENHARIA DE PROCESSOS

Associado ao aumento exponencial da informação produzida, temos assistido à complexificação dos processos de trabalho e de produção das organizações e à crescente dificuldade por parte das administrações de os gerirem eficientemente.

A equipa especializada da Quidgest apoia o levantamento e análise exaustiva destes processos, de forma a que possam ser simplificados, rentabilizando, assim, os recursos e facilitando a extração de informação de gestão.
É feito um levantamento exaustivo dos circuitos documentais para desenhar um quadro da situação atual da organização e proceder à análise. Em função desta informação, é efetuado um estudo de todos os pontos que podem ser reformulados, uniformizados e simplificados. O resultado será uma proposta de reengenharia de processos adaptada às necessidades de cada organização.

Os novos processos são então desenhados no sistema de gestão documental com recurso à ferramenta de workflows e o controlo da sua eficiência pode ser monitorizado no próprio sistema ou em integração com ferramentas de gestão estratégica, como o BSC Quidgest.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

A informação recolhida para elaboração do Plano de Classificação, da Tabela de Seleção e da proposta de Reengenharia de Processos pode ser utilizada para elaboração de um Manual de Procedimentos, que será o guia de trabalho e um complemento ao sistema implementado.

Entidades que utilizam o sistema de Gestão Documental da Quidgest

 
sistema de gestão documental quidgest na UNL
sistema de gestão documental quidgest no IGAS
sistema de gestão documental quidgest no INIAV
sistema de gestão documental quidgest na Unilabs

Uma gestão documental modular, com opção de licenciamento ilimitado, preparada para os maiores desafios e mudanças constantes das organizações líderes na sua área de atividade.

SOBRE

A Quidgest é uma empresa tecnológica global, com sede em Lisboa, pioneira na modelação e geração automática inteligente de software. Através da plataforma extreme low-code Genio apresenta um vasto portfólio de soluções para diferentes áreas e vocacionadas para a melhoria contínua na gestão de Empresas e de Instituições Públicas de excelência.

a Quidgest é uma empresa certifiicada

CONTACTOS

R. Viriato, 7
1050-233 Lisboa | Portugal
Tel. +351 213 870 563
quidgest@quidgest.com