Para garantir uma gestão transversal do ciclo de vida da informação de qualquer organização, bem como dos organismos, entidades ou departamentos que a compõem, a Quidgest desenvolveu um Sistema de Gestão Documental inovador e integrado, gerador de importantes vantagens.
A implementação de um sistema de Gestão Documental é especialmente relevante numa época em que as mudanças e os desafios são constantes.
A solução de Gestão Documental da Quidgest possibilita a gestão de toda a informação em circulação de forma transversal – desde o registo ao armazenamento e à consulta –, bem como o controlo dos prazos de resposta e a realização célere de tarefas, trazendo, assim, melhorias consideráveis que se irão refletir no serviço a todos os stakeholders.
Através deste sistema rigoroso é possível, de forma transparente e apoiada, descentralizar a responsabilização da decisão ao mesmo tempo que se mantém a coerência, complementaridade e capacidade de análise de informação.
Os sistemas tecnológicos de informação, aliados a uma gestão eficaz da informação, contribuem significativamente para o sucesso das organizações e para o próprio modelo de gestão.
As reuniões (sejam presenciais ou remotas) são frequentemente limitadas pela falta de recolha ou pela criação de silos de informação, o que dificulta a ação de todos os interessados nos temas discutidos.
Para colmatar esta realidade e tornar as reuniões cada vez mais de ser produtivas, é fundamental que as organizações utilizem um sistema que apoie o pré (preparação de um documento via template pré-definido, definição de pontos de agenda), o durante (recolha de informação sobre as deliberações de cada ponto de agenda e registo de presenças) e o pós-reunião (disponibilização da informação a todos os participantes para que estes possam editar e aprovar).
No final do processo, o documento é bloqueado pelo responsável da reunião de forma a que os seus pares possam apenas consultar a informação.
O módulo de Gestão de Reuniões torna-se especialmente importante para a agregação de informação de reuniões que acontecem periodicamente.
*Este módulo é opcional e não pode ser adquirido separadamente.
A principal missão deste módulo é facilitar a submissão de documentos no sistema de Gestão Documental. O Portal de Formulários Eletrónicos permite a inserção e registo de informação através de diversas categorias de formulários, que podem ser preenchidos por utilizadores externos.
Os formulários podem ser customizados e diretamente atribuídos a entidades externas dependendo das necessidades. Isto é, a organização responsável pode ter um formulário diferente para cada stakeholder externo. O acesso a estes formulários está dependente dos acessos que cada utilizador dispõe.
*Este módulo é opcional e não pode ser adquirido separadamente.
A implementação e gestão de mudança eficazes são vitais para o bom funcionamento da organização. Contudo, para que exista a otimização dos recursos seja levada ao seu máximo potencial e todos os objetivos propostos sejam atingidos, é necessário levar a cabo um trabalho de análise dos procedimentos internos de uma organização.
CARACTERIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
O crescimento exponencial da informação produzida leva a que muitos documentos deixem de ser utilizados diariamente e comecem a ser armazenados em locais pouco adequados. Por consequência, o armazenamento inadequado da informação passa a ser um desafio para a recuperação eficiente da informação.
O primeiro passo para ultrapassar esta barreira passa por proceder a um recenseamento de toda a documentação. O resultado final passa por uma base de dados que contém toda a informação levantada e que pode ser pesquisada ou exportada.
*A caracterização da documentação é ainda um dos passos essenciais para a elaboração de um Plano de Classificação e de uma Tabela de Seleção.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
O plano de classificação permite a organização da informação do geral para o particular e de acordo com uma estrutura hierárquica, que irá facilitar a recuperação eficiente da informação.
A elaboração do plano passa por analisar o contexto da organização, caracterizar a documentação e determinar as funções e atividades.
No que diz respeito aos organismos públicos, a elaboração de um plano de classificação está ligada ao uso Macroestrutura Funcional (MEF), desenvolvida de acordo com o programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica. A elaboração de um plano alinhado com esta filosofia facilitará no futuro o uso da interoperabilidade semântica.
*A Caracterização da Documentação é um passo essencial para o desenvolvimento de um Plano de Classificação.
** Em paralelo com a recolha de informação para a elaboração de plano de classificação podem ser levantados os dados iniciais para elaborar a Tabela de Seleção.
TABELA DE SELEÇÃO
A acumulação de grandes volumes de documentação torna os procedimentos de seleção e avaliação dos documentos de uma organização imprescindíveis visto que estes permitem a transferência e eliminação de todos os documentos que não são necessários.
A Tabela de Seleção regista o resultado deste processo, assumindo-se como um instrumento-chave para a gestão do arquivo de uma organização. É ainda um dos documentos obrigatórios aquando da submissão de uma proposta de portaria de gestão de documentos.
*A caracterização da documentação é um passo essencial para o desenvolvimento de uma Tabela de Seleção.
PROPOSTA DE PORTARIA DE GESTÃO DOCUMENTAL
No caso dos organismos públicos a eliminação de documentos deve ser autorizada pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos (Decreto-Lei n.º 447/88 e Portaria n.º 372/2007).
Para aprovação de uma portaria de gestão de documentos devem ser submetidos os seguintes documentos:
REENGENHARIA DE PROCESSOS
Associado ao aumento exponencial da informação produzida, temos assistido à complexificação dos processos de trabalho e de produção das organizações e à crescente dificuldade por parte das administrações de os gerirem eficientemente.
A equipa especializada da Quidgest apoia o levantamento e análise exaustiva destes processos, de forma a que possam ser simplificados, rentabilizando, assim, os recursos e facilitando a extração de informação de gestão.
É feito um levantamento exaustivo dos circuitos documentais para desenhar um quadro da situação atual da organização e proceder à análise. Em função desta informação, é efetuado um estudo de todos os pontos que podem ser reformulados, uniformizados e simplificados. O resultado será uma proposta de reengenharia de processos adaptada às necessidades de cada organização.
Os novos processos são então desenhados no sistema de gestão documental com recurso à ferramenta de workflows e o controlo da sua eficiência pode ser monitorizado no próprio sistema ou em integração com ferramentas de gestão estratégica, como o BSC Quidgest.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
A informação recolhida para elaboração do Plano de Classificação, da Tabela de Seleção e da proposta de Reengenharia de Processos pode ser utilizada para elaboração de um Manual de Procedimentos, que será o guia de trabalho e um complemento ao sistema implementado.
A Quidgest é uma empresa tecnológica global, com sede em Lisboa, e pioneira na modelação e geração inteligente de software. Através da plataforma exclusiva de IA generativa Genio desenvolve sistemas complexos, urgentes e específicos, prontos a evoluir continuamente, flexíveis e escaláveis, para várias tecnologias e plataformas. Parceiros e grandes organizações, como governos, empresas multinacionais e instituições multilaterais globais usam as soluções da Quidgest para alcançar as suas estratégias digitais.
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