Para garantizar la gestión transversal del ciclo de vida de la información de cualquier organización, así como de los organismos, entidades o departamentos que la componen, Quidgest ha desarrollado un Sistema de Gestión Documental innovador e integrado que genera importantes ventajas.
La implantación de un sistema de Gestión Documental es especialmente importante en una época de constantes cambios y desafíos.
La solución de Gestión Documental de Quidgest permite gestionar toda la información en circulación de manera transversal -desde el registro hasta el almacenamiento y la consulta-, así como controlar los tiempos de respuesta y realizar las tareas con rapidez, lo que aporta mejoras considerables que se reflejarán en el servicio prestado a todas las partes interesadas.
Este riguroso sistema permite, de forma transparente y respaldada, descentralizar la toma de decisiones manteniendo la coherencia, la complementariedad y la capacidad de análisis de la información.
Los sistemas de información tecnológicos, combinados con una gestión eficaz de la información, contribuyen significativamente al éxito de las organizaciones y al propio modelo de gestión.
Las reuniones (presenciales o a distancia) suelen verse limitadas por la falta de recopilación o la creación de silos de información, lo que dificulta la actuación de todos los interesados en los temas tratados.
Para remediar esta realidad y hacer que las reuniones sean cada vez más productivas, es esencial que las organizaciones utilicen un sistema que apoye la fase previa a la reunión (preparación de un documento mediante una plantilla predefinida, definición de los puntos del orden del día), la fase durante la reunión (recogida de información sobre las deliberaciones de cada punto del orden del día y registro de asistencia) y la fase posterior a la reunión (puesta de la información a disposición de todos los participantes para que puedan editarla y aprobarla).
Al final del proceso, el documento es bloqueado por el responsable de la reunión para que sus compañeros sólo puedan consultar la información.
El módulo de Gestión de Reuniones es especialmente importante para agregar información de reuniones que se celebran periódicamente.
*Este módulo es opcional y no puede adquirirse por separado.
La misión principal de este módulo es facilitar la presentación de documentos al sistema de Gestión Documental. El Portal de Formularios Electrónicos permite introducir y registrar información mediante diversas categorías de formularios, que pueden ser cumplimentados por usuarios externos.
Los formularios pueden personalizarse y asignarse directamente a entidades externas en función de las necesidades. En otras palabras, la organización responsable puede tener un formulario diferente para cada parte interesada externa. El acceso a estos formularios depende del acceso que tenga cada usuario.
*Este módulo es opcional y no puede adquirirse por separado.
Aunque la dirección sea capaz de comprender el gran valor añadido que supone la introducción de un nuevo sistema, sabemos que estos cambios presuponen un cambio en la forma de actuar de todas las partes interesadas.
Para que la transición se haga de forma eficaz, Quidgest organiza sesiones de formación para profesionales de distintos niveles, en las que se comparte el valor añadido y la forma de operar con el nuevo sistema.
En el centro de todas estas iniciativas estarán las ganancias de productividad y la posibilidad de tener un impacto positivo en las operaciones de la organización.
Lea más sobre el enfoque de Quidgest para cambiar los sistemas en este artículo.
este artículo.
Una aplicación y una gestión del cambio eficaces son vitales para el buen funcionamiento de una organización. Sin embargo, para optimizar al máximo los recursos y alcanzar todos los objetivos propuestos, es necesario realizar un análisis de los procedimientos internos de una organización.
CARACTERIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
El crecimiento exponencial de la información producida hace que muchos documentos dejen de utilizarse a diario y se almacenen en lugares inadecuados. Como consecuencia, el almacenamiento inadecuado de la información se convierte en un reto para su recuperación eficiente.
El primer paso para superar este obstáculo es realizar un censo de toda la documentación. El resultado final es una base de datos que contiene toda la información recopilada y que puede consultarse o exportarse.
*La caracterización de la documentación es también uno de los pasos esenciales para elaborar un Plan de Clasificación y una Tabla de Selección.
PLAN DE CLASIFICACIÓN
El plan de clasificación permite organizar la información de lo general a lo particular y según una estructura jerárquica, lo que facilitará una recuperación eficaz de la información.
La elaboración del plan implica analizar el contexto de la organización, caracterizar la documentación y determinar las funciones y actividades.
En el caso de los organismos públicos, la elaboración de un plan de clasificación está vinculada a la utilización de la Macroestructura Funcional (MEF), desarrollada en el marco del programa de Administración Electrónica e Interoperabilidad Semántica. La elaboración de un plan acorde con esta filosofía facilitará el uso de la interoperabilidad semántica en el futuro.
*La Caracterización de la Documentación es un paso esencial en el desarrollo de un Plan de Clasificación.
** Paralelamente a la recogida de información para elaborar el plan de clasificación, se pueden recoger los datos iniciales para elaborar la Tabla de Selección.
TABLA DE SELECCIÓN
La acumulación de grandes volúmenes de documentación hace que los procedimientos de selección y evaluación de los documentos de una organización sean esenciales, ya que permiten transferir y eliminar todos los documentos que ya no son necesarios.
La Tabla de Selección recoge el resultado de este proceso y es una herramienta clave para la gestión de los archivos de una organización. También es uno de los documentos obligatorios a la hora de presentar una propuesta de ordenanza de gestión documental.
*Caracterizar la documentación es un paso esencial para elaborar una Tabla de Selección.
PROPUESTA DE ORDENANZA SOBRE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
En el caso de los organismos públicos, la eliminación de documentos debe ser autorizada por el órgano coordinador.
Para la aprobación de una ordenanza de gestión de documentos deben presentarse los siguientes documentos:
REESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS
Junto con el aumento exponencial de la cantidad de información producida, hemos asistido a la complejización de los procesos de trabajo y producción de las organizaciones y a la creciente dificultad de las administraciones para gestionarlos de forma eficiente.
El equipo especializado de Quidgest apoya el seguimiento y análisis exhaustivo de estos procesos para que puedan ser simplificados, rentabilizando así los recursos y facilitando la extracción de información de gestión.
Se realiza un estudio exhaustivo de los circuitos documentales con el fin de dibujar la situación actual de la organización y realizar un análisis. A partir de esta información, se estudian todos los puntos que pueden reformularse, normalizarse y simplificarse. El resultado será una propuesta de reingeniería de procesos adaptada a las necesidades de cada organización.
A continuación, los nuevos procesos se diseñan en el sistema de gestión documental mediante la herramienta de flujo de trabajo y su eficacia se puede supervisar en el propio sistema o en integración con herramientas de gestión estratégica como el BSC de Quidgest.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
La información recopilada para elaborar el Plan de Clasificación, de la Tabla de Selección y la propuesta de Reestructuración de Procesos puede ser utilizada para elaborar un Manual de Procedimientos, que será la guía de trabajo y el complemento del sistema implantado.
Gestión documental modular, con opción de licencia ilimitada, preparada para grandes retos y cambios constantes a los que se enfrentan las organizaciones líderes en su área de actividad.
Quidgest es una compañía global de tecnología, con sede en Lisboa, pionera en el modelado y la generación automática de software. A través de la plataforma extreme low-code Genio ofrece una amplia gama de soluciones, en diferentes áreas, orientadas a la mejora continua en la gestión de empresas e instituciones públicas de excelencia.
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