Rigor e Confidencialidade da Informação e Diminuição de Custos
SOBRE O EXÉRCITO
O Exército tem por missão principal participar, de forma integrada, na defesa militar da República, sendo fundamentalmente vocacionado para a geração, preparação e sustentação de forças da componente operacional do sistema de forças.
Incumbe ao Exército:
Participar nas missões militares internacionais necessárias para assegurar os compromissos internacionais do Estado no âmbito militar, incluindo missões humanitárias e de paz assumidas pelas organizações internacionais de que Portugal faça parte;
Participar nas missões no exterior do território nacional, num quadro autónomo ou multinacional, destinadas a garantir a salvaguarda da vida e dos interesses dos portugueses;
Executar as ações de cooperação técnico militar nos projetos em que seja constituído como entidade primariamente responsável, conforme respetivos programas quadro;
Participar na cooperação das Forças Armadas com as forças e serviços de segurança nos termos previstos na lei e colaborar em missões de proteção civil em tarefas relacionadas com a satisfação das necessidades básicas e a melhoria da qualidade de vida das populações;
Assegurar o cumprimento das missões particulares aprovadas, de missões reguladas por legislação própria e de outras missões de natureza operacional que lhe sejam atribuídas.
DESAFIO
A quantidade de informação em circulação, os elevados níveis de confidencialidade e a necessidade de uma organização rigorosa desta informação estiveram na base da implementação da solução adjudicada à Quidgest.
Ao nível das variadas atividades desenvolvidas pela instituição, verificou-se que os volumes de informação – internos externos – exigiam uma organização mais complexa e integrada da informação que garantisse a melhor gestão, eficácia operacional e a redução de custos em cópias e impressão.
Foi esta preocupação de responder aos atuais desafios colocados pela sociedade de informação, melhorar procedimentos determinantes para o apoio à decisão e desempenho que levaram à reengenharia dos processos relacionados com a gestão de informação do Exército Português.
A SOLUÇÃO DA QUIDGEST
Uma vez que os sistemas são o reflexo da organização interna das instituições, a Quidgest procurou desenvolver um sistema que desse resposta direta às particularidades de uma instituição como o Exército Português.
A solução de Gestão Integrada de Informação desenvolvida para o Exército efetua a gestão de toda a informação externa ou interna do organismo.
Algumas das funcionalidades do sistema incluem:
Ao módulo de Gestão Integrada de Informação, acresce o Portal de Gestão da Informação web e o Add-in de integração com o Microsoft Outlook.
A rastreabilidade e célere circulação dos documentos é também garantida pelo sistema, mediante os encaminhamentos ad hoc ou através de workflows previamente definidos. Outro aspeto a salientar é o reforço da segurança da informação disponibilizada, uma vez que todo o acesso à aplicação é limitado de acordo com os níveis de acesso atribuídos a cada um dos utilizadores e níveis de confidencialidade atribuídos aos documentos.
