Rigor e Confidencialidade da Informação e Diminuição de Custos

SOBRE O EXÉRCITO

O Exército tem por missão principal participar, de forma integrada, na defesa militar da República, sendo fundamentalmente vocacionado para a geração, preparação e sustentação de forças da componente operacional do sistema de forças.

Incumbe ao Exército:

Participar nas missões militares internacionais necessárias para assegurar os compromissos internacionais do Estado no âmbito militar, incluindo missões humanitárias e de paz assumidas pelas organizações internacionais de que Portugal faça parte;

Participar nas missões no exterior do território nacional, num quadro autónomo ou multinacional, destinadas a garantir a salvaguarda da vida e dos interesses dos portugueses;

Executar as ações de cooperação técnico militar nos projetos em que seja constituído como entidade primariamente responsável, conforme respetivos programas quadro;

Participar na cooperação das Forças Armadas com as forças e serviços de segurança nos termos previstos na lei e colaborar em missões de proteção civil em tarefas relacionadas com a satisfação das necessidades básicas e a melhoria da qualidade de vida das populações;

Assegurar o cumprimento das missões particulares aprovadas, de missões reguladas por legislação própria e de outras missões de natureza operacional que lhe sejam atribuídas.

DESAFIO

A quantidade de informação em circulação, os elevados níveis de confidencialidade e a necessidade de uma organização rigorosa desta informação estiveram na base da implementação da solução adjudicada à Quidgest.

Ao nível das variadas atividades desenvolvidas pela instituição, verificou-se que os volumes de informação – internos externos – exigiam uma organização mais complexa e integrada da informação que garantisse a melhor gestão, eficácia operacional e a redução de custos em cópias e impressão.

Foi esta preocupação de responder aos atuais desafios colocados pela sociedade de informação, melhorar procedimentos determinantes para o apoio à decisão e desempenho que levaram à reengenharia dos processos relacionados com a gestão de informação do Exército Português.

A SOLUÇÃO DA QUIDGEST

Uma vez que os sistemas são o reflexo da organização interna das instituições, a Quidgest procurou desenvolver um sistema que desse resposta direta às particularidades de uma instituição como o Exército Português.

A solução de Gestão Integrada de Informação desenvolvida para o Exército efetua a gestão de toda a informação externa ou interna do organismo.

Algumas das funcionalidades do sistema incluem:

  • Registo de documentos

  • Classificação de acordo com um plano de classificação

  • Anexação de ficheiros

  • Criação de novos documentos através de templates

  • Gestão de versões de documentos

  • Controlo de prazos

  • Agregação de documentos em processos

  • Exportação de informação

  • Produção de relatórios

  • Gestão de ausências

Ao módulo de Gestão Integrada de Informação, acresce o Portal de Gestão da Informação web e o Add-in de integração com o Microsoft Outlook.

A rastreabilidade e célere circulação dos documentos é também garantida pelo sistema, mediante os encaminhamentos ad hoc ou através de workflows previamente definidos. Outro aspeto a salientar é o reforço da segurança da informação disponibilizada, uma vez que todo o acesso à aplicação é limitado de acordo com os níveis de acesso atribuídos a cada um dos utilizadores e níveis de confidencialidade atribuídos aos documentos.

RESULTADOS

Com a implementação desta solução tornou-se possível controlar todo o ciclo de vida do documento, ter um suporte para os mecanismos de controlo de gestão que permite a tomada de decisão eficaz em todos os escalões de Comando e ainda garantir a coordenação e sincronização das atividades do Exército.

Verificou-se igualmente uma redução de custos efetiva com a desmaterialização do papel e utilização da assinatura eletrónica. A partilha de informação entre as várias unidades, a monitorização de dados ou eliminação de informação paralela foram alguns dos resultados visíveis e provenientes da utilização do sistema pelos colaboradores. Processos simplificados, velocidade na execução das operações, redução do erro, normalização de processos e automatização são as palavras que melhor caracterizam a pós-implementação e estão na origem do aumento da produtividade verificada.

Com este projecto o Exército Português conseguiu reduzir 40 a 50 % dos custos operacionais.

Testemunho

“A equipa liderada pela Dr.ª Beatriz Guimarães envidou todos os esforços no sentido de desenvolver e adaptar a aplicação às necessidades do Exército e de todas as especificidades típicas de uma unidade, estabelecimento ou órgão militar. O apoio foi excelente e os resultados obtidos foram os esperados.”

Tenente-Coronel João Albuquerque Barroso, Chefe de Secção de Sistemas de Informação

SOBRE

A Quidgest é uma empresa tecnológica global, com sede em Lisboa, pioneira na modelação e geração automática inteligente de software. Através da plataforma extreme low-code Genio apresenta um vasto portfólio de soluções para diferentes áreas e vocacionadas para a melhoria contínua na gestão de Empresas e de Instituições Públicas de excelência.

A Quidgest é uma empresa com certificações ISO e DGERT

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