Gestión Integrada de Documentos
CASO DE ESTUDIO
El Estado Maior General das Forças Armadas (EMGFA) se integra en la administración directa del Estado a través del Ministerio de Defensa. El EMGFA tiene por misión general planear, dirigir y controlar el empleo de las Fuerzas Armadas en el cumplimiento de misiones y tareas operacionales que incumben a estas, así como garantizar el funcionamiento del Instituto de Estudios Superiores Militares y el Hospital de las Fuerzas Armadas.
Además, el EMGFA es el cuartel general de las Fuerzas Armadas, cuenta con las estructuras y capacidades necesarias para dar apoyo al Jefe del Estado mayor de las Fuerzas Armadas.
El Estado Mayor General de las Fuerzas Armadas (EMGFA) buscaba implementar una solución informática que garantizase una correcta gestión y archivo de toda la correspondencia procesada en su estructura organizativa.
DESAFÍO
La intención era agilizar los procesos y procedimientos, controlando en tiempo real los flujos de procesos que permitieran al usuario una planificación más rigurosa y respuestas rápidas en cuanto al flujo documentar y sobre cada documento en particular.
SOLUCIÓN
La solución de gestión documental propuesta por Quidgest permite gestionar (registrar, almacenar y consultar) de forma transversal toda la información producida y en circulación en el EMGFA, así como controlar los plazos de respuesta y la realización de tareas de una forma más rápida.
RESULTADOS
La solución implementada por el EMGFA ha facilitado una gestión más eficaz de los flujos informacionales. Apoyado por una plataforma tecnológica de información que permite obtener ganancias significativas de eficiencia y eficacia, el organismo afirma haber reducido los costes en un 30% tras la implementación del sistema de Quidgest.
“Al expresar nuestra opinión sobre el equipo de Quidgest que se ha relacionado con nosotros a lo largo de los dos últimos años, confirmamos la competencia y empeño en el apoyo demostrados, siendo destacable su homogeneidad en la simpatía y afabilidad, siempre demostradas. Estas características, junto a su continua disponibilidad, tienen como resultado final la satisfacción técnica de todos los apoyos o aclaraciones que les solicitamos.
Este equipo nos deja una marca de profesionalidad, inspiradora de confianza, que consideramos indispensable en quien instaló y presta un servició de soporte a un sistema de información de apoyo a la acción de comando y jefatura de nuestra organización.”
António José Caessa do Sacramento, Chefe da Repartición de Sistemas y Tecnologías de la Información del EMGFA
