Organización de la información
CASO DE ESTUDIO
Acreditar fue fundada en 1993 por un grupo de padres y madres de niñas/os usuarios de los servicios de oncología pediátrica del país. La institución tiene como misión principal ayudar a las familias y niños con cáncer a superar los problemas que surgen a partir del momento del diagnóstico. Este apoyo se traduce en ayuda física, psicológica y económica.
Con la introducción de la nueva solución, Acreditar pudo recudir los costes en un 30%.
DESAFÍO
La institución tenía la necesidad de reunir una buena base de datos, conocer mejor a los donantes y las cantidades donadas, lo que dio pie al proyecto. El registro de información sobre los mecenas de Acreditar se realizaba mediante una simple lista. Así no era posible tratar o gestionar la información para optimizar el valor de los donativos, mantener contactos o dar informaciones. También se pretendía obtener información más detallada sobre los mecenas y donaciones puntuales o regulares y reunir información sobre la gestión.
SOLUCIÓN
El trabajo desarrollado por Quidgest permitió centralizar la información circulando en los cuatro núcleos regionales de la asociación dispersos por el país y trabajar de forma articulada e integrada. Se automatizó el registro de donativos y recibos, al igual que los procesos relacionados con el tratamiento de este tipo de información. Además de estas funcionalidades, el nuevo sistema aseguró que se tratasen los datos estadísticos de apoyo a la gestión no contemplados hasta el momento.
RESULTADOS
Esta nueva herramienta promovió el acceso a información rigurosa, el intercambio de información, el control y la monitorización de datos, la centralización de la información en una única base de datos, la eliminación de información redundante, así como la agilidad de respuesta a las tareas pendientes a través de notificaciones. El conocimiento detallado de las diversas acciones realizadas por los donantes y de toda la información relevante para la gestión, la mayor capacidad de respuesta, la reducción de tiempo empleado en tareas rutinarias, la reducción del error y la estandarización de los procesos intraorganizacionales también se reforzaron con la nueva aplicación.
“El equipo de Quidgest encaró este trabajo con profesionalidad y empeño, entendiendo perfectamente nuestras necesidades, las ganancias que podríamos obtener y la relevancia del asunto. A pesar de que nuestro análisis de necesidades no había sido el más adecuado, han sido insuperables en la cooperación con Acreditar, superando con creces el alcance del proyecto tal y como se había definido en un principio. Nosotros en Acreditar ya estamos un poco habituados a que los trabajos de este tipo lleven a la implicación emocional, pero no siempre a una dedicación tan profesional para la concretización de los objetivos en un proyecto dado, por lo que podemos decir que fue una sorpresa que no nos ha dejado de sorprender. Esta forma de mecenazgo deberá ser un ejemplo para las empresas, ya que permite involucrar a toda la estructura de la empresa en la institución apoyada y una verificación inmediata de las ganancias reales que obtiene la institución”.
Margarida Cruz, Directora General de Acreditar
