UNIVERSIDAD NOVA
ERP Quidgest acelera la Transformación Digital
La Universidade Nova de Lisboa, más conocida como NOVA, es una institución renombrada que actualmente está llevando a cabo profundas transformaciones. En febrero de 2017, se convirtió en una Fundación Pública y desde este momento inició una transformación de los procesos de sus 11 departamentos para que puedan usar un solo número fiscal y aun así mantener su autonomía y especificidades.
Dado que había varios sistemas en cada departamento, NOVA necesitaba adquirir una solución global e integrada para evitar los múltiples costes de licencias, mantenimiento, integraciones y gestión.
DESAFÍO
NOVA buscaba un salto tecnológico en su organización. El objetivo era equilibrar la forma de procesar la información con la flexibilidad y el respeto por las diferencias de cada departamento, repartidos por el área de Lisboa. Otro objetivo fue normalizar los procedimientos y los indicadores de gestión en tiempo real para las grandes cifras administrativas de cada departamento y toda la fundación. El objetivo final era proporcionar a la Universidad un sistema evolutivo y flexible que fuera compatible con su transformación digital e impulsar su posición competitiva en el mercado global de Educación Superior.
Además de los diversos sistemas ERP, había otras aplicaciones con las que tenía que integrarse el nuevo ERP.
Además de este proceso, existía la necesidad de unificar procesos y procedimientos y hacer un cambio en el modelo de gestión administrativa y financiera.
SOLUCIÓN – ERP Quidgest
La solución incluye estos módulos: Recursos Humanos, Finanzas y Logística y Gestión de Activos + Gestión de Proyectos. Las principales características fueron:
- Desmaterialización.
- Control de acceso y gestión.
- Web-based.
- Automatización del procesamiento de la información.
- Exportación de datos estadísticos.
- Producción de indicadores de gestión.
- Escalabilidad.
- Campos de ayuda en varios formularios.
- Integración total de la información.
- Usabilidad.
RESULTADOS
- El sistema de salarios funciona en todos los departamentos desde mayo de 2017.
- La gestión financiera y de activos se está utilizando desde julio del mismo año, lo que permitió a Nova presentar el primer informe financiero integrado a la Dirección General de Presupuestos.
- En julio de 2018, todos los departamentos unificaron sus cuentas e información de forma automática y en tiempo real, permitiendo exportar mapas orientativos de esas relaciones.
- La consolidación de la información se realiza automáticamente y en tiempo real, lo que permite emitir mapas con o sin información sobre los movimientos intragrupo.
Esta consolidación, innovadora y única en el mercado, ha sido desarrollada y diseñada conjuntamente con NOVA, y proporciona a la dirección la información necesaria para la toma de decisiones.
“En 2017, enfrentamos el desafío de implementar SINGAP en tres grandes áreas: Finanzas, Recursos Humanos y Proyectos. Tenemos éxito. En 2018 el desafío era diferente, debíamos informar a tiempo a la Oficina Nacional de Auditoría y a la Dirección General de Presupuestos, para lo cual teníamos que integrar la información contable de nuestros 11 departamentos. ¡Lo hicimos de nuevo! Felicitaciones a mi equipo y a los consultores de Quidgest”, y añadió, “pero queremos más. NOVA proporciona una excelente educación e investigación y queremos mantenernos en nuestro camino de una excelente gestión”
Ana Rita Marante, Directora de Servicios y Directora del Proyecto ERP NOVA
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