Recursos Humanos compartidos en el Archipiélago de las Azores
CASO DE ESTUDIO
El Gobierno Regional de las Azores es el órgano ejecutivo de la Región Autónoma de las Azores y el órgano superior de la Administración Regional Autónoma. El Gobierno Regional tiene poder ejecutivo propio y entre sus principales competencias están la responsabilidad de administrar el patrimonio regional, los ingresos fiscales y los gastos, adaptar la política fiscal nacional a la región o participar en la elaboración de los planes nacionales, entre otras.
El Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos de la Administración Regional de las Azores (SIGRHARA) gestiona todos los procesos relacionados con los RRHH de las nueve islas que forman el archipiélago de las Azores. En total, gestiona 17.828 trabajadores de varios organismos del Gobierno Regional.
DESAFÍO
Por la dispersión geográfica de las varias islas del archipiélago, la necesidad de repetir procedimientos y de cumplir con las normativas nacionales y su legislación específica, el Gobierno Regional tenía una laguna en cuanto a la gestión de los trabajadores de la Función Pública de la región.
Se requería la reingeniería y la automatización de procesos, ya que existían varias aplicaciones informáticas distintas, no había información centralizada disponible en tiempo real y había recursos atribuidos a tareas poco eficientes. Por ello, el objetivo principal del proyecto se centró en la automatización y alteración de los procesos de gestión de recursos humanos para garantizar una perspectiva integrada de la información dispersa, la precisión de los datos disponibles, el aumento de la productividad y la mejoría continua.
SOLUCIÓN
Para responder a las necesidades mencionadas, se desarrolló una única aplicación informática para la gestión de personas.
El Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos de la Administración Regional de las Azores (SIGRHARA) gestiona todos los procesos relacionados con los RRHH de las nueve islas que forman el archipiélago de las Azores. En total, gestiona 17.828 trabajadores de varios organismos del Gobierno Regional. Al tratarse del Gobierno de una región autónoma existía la necesidad de representar una estructura compleja y jerarquizada en el sistema de información, así como la dependencia existente entre esos organismos.
Inicialmente se procedió a centralizar la información relacionada con los datos personales y profesionales de todos los trabajadores en los varios organismos en una única base de datos central.
RESULTADOS
El diseño de un sistema totalmente adecuado a las necesidades de gestión de personal en el Gobierno Regional de las Azores permitió:
- Centralizar la información relativa a todos los trabajadores independientemente de la modalidad de relación jurídica de empleo público.
- Implementación de servicios compartidos y procesamiento de salarios centralizado.
- Ahorro estimado de un millón de euros en gastos con software informático y desarrollos tras la implementación.
- Reducción en 30 días del desfase temporal entre la información procesada y el impacto en la nómina, en los servicios sin autonomía.
- Normalización de procedimientos administrativos y contables y aplicación de la legislación vigente aplicable.
- Actualización automática y permanente de datos.
- Interoperabilidad con otros sistemas.
- Eliminación de redundancia en los procedimientos.
- Reducción de costes con personal y de tiempo empleado en los procesos.
- Extraer KPI’s y otros indicadores de gestión.
- Crear informes de información.
- Toma de decisión con datos fiables y actualizados.
- Mejor gestión presupuestal y planificación de costes.
- Desarrollar políticas de recursos humanos estratégicas para el desarrollo de la región de las Azores.
- Desmaterialización y automatización de procesos.
- Integrar alteraciones legislativas en un corto espacio de tiempo.
“La utilización de la aplicación, en sustitución de las de 150 aplicaciones informáticas de registro de personal y de procesamiento de salarios, resultó en una reducción substancial del gasto público cifrada en cerca de un millón de euros, a nivel de licencias, hardware informático, desarrollo de aplicaciones, entre otros, de considerable impacto en la actual coyuntura económica.”
Victor Santos, Director Regional de la Organización y Administración Pública
