GESTIÓN INTEGRADA DE LA INFORMACIÓN

sistema de gestão documental

LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN COMO FACTOR DE PRODUCTIVIDAD Y AGILIDAD

Conforme aumenta el volumen de información con el que trabaja una organización, aumentan a su vez los riesgos de pérdida de información y la dificultad para acceder a los contenidos. Como consecuencia, las organizaciones pueden enfrentarse a dificultades a la hora de controlar los plazos o los flujos de trabajo.

La implementación de una solución de Gestión Documental es determinante para asegurar el buen funcionamiento y desarrollo de cualquier empresa, en especial en un contexto dinámico de cambios y desafíos permanentes. Facilita la estructuración y uniformización de los procesos de trabajo, archivo, clasificación y aprobación de la información, evitando de esa manera pérdidas de tiempo y, lo que es más importante, pérdidas de información.

Los sistemas de información junto con una gestión eficaz de la información, contribuyen de manera significativa al éxito de las organizaciones y al propio modelo de gestión.

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LA SOLUCIÓN DE QUIDGEST

Para garantizar una gestión transversal del ciclo de vida de la información de cualquier organización, así como de los organismos, entidades o departamentos que la componen, Quidgest desarrolló un sistema de Gestión Documental innovador e integrado, que genera grandes ventajas competitivas.

GARANTÍA DE CONFORMIDAD
Completamente web, este sistema de Gestión Integrada de la Información garantiza la conformidad con todas las reglas y normativas vigentes, ya sean legales o de la propia organización, y garantiza una gran flexibilidad así como que sea escalable de manera horizontal y vertical.
GESTIÓN QUE ENGLOBA
Permite a las organizaciones compaginar las preocupaciones relativas a la gestión de documentos electrónicos y su tramitación interna, con cuestiones relacionadas con la clasificación, evaluación, selección y conservación de documentación.

FLEXIBILIDAD
El sistema puede generarse de acuerdo a los requisitos/exigencias/necesidades de cada cliente y puede ser actualizado de manera permanente ante las solicitudes de alteración o introducción de nueva información.
LICENÇA ILIMITADA
Este es un sistema ilimitado y vitalicio.

Es mediante sistemas de este tipo, más complejos y exigentes, que se procesa la descentralización efectiva de los procesos y la responsabilización en la decisión, sin que se pierda la coherencia global de actuación.

LO QUE HACE EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE INFORMACIÓN

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Registro y gestión de documentos externos e internos.
Creación de manuales de envío para documentos.
Digitalización de documentos (integración con twain).
Creación y gestión de versiones de documentos.
Producción de salida en serie (email merge).
Indexación temática de documentos.
Determinación de plazos de conservación de documentos.
Asociación de documentos a otro(s) documento(s).
Agregar documentos en dosieres/procedimientos.
Remisión ad-hoc y workflow (BPMN).
Creación y edición de workflows.

Gestión del ciclo de aprobación de facturas y control del valor de los pedidos.
Firma electrónica de documentos y despachos con certificados digitales.
Notificaciones de reenvíos dentro del área de trabajo y por e-mail.
Gestión de ausencias de trabajadores y los sustitutos.
Motor de búsqueda (búsqueda integral en el contenido)
Listados de control de calidad de registros.
Control de expedición de documentos, archivo, transferencia y eliminación del archivo físico.
Restricción de acceso a funcionalidades a través de perfiles y utilizadores.
Integración con el correo electrónico.

La gestión integrada de información es una solución web, completa e intuitiva, que realiza la gestión transversal de todo el ciclo de vida de la información y de cualquier realidad de una organización.

VENTAJAS PARA LAS ORGANIZACIONES

DESMATERIALIZACIÓN DE PROCESOS
Registro, digitalización, circulación y almacenamiento de documentos en formato electrónico.
REDUCIÓN DE COSTES
Introducción, tratamiento y procesamiento automático de la información, sin necesidad de duplicar documentos y reduciendo el gasto.
PROTECIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES
Al circular en formato electrónicos se evita la degradación de los documentos físicos.
BÚSQUEDA E DISPONIBILIZACIÓN RÁPIDA DE LA INFORMACIÓN
Resolución de los problemas de recuperación de información a través de una distribución y localización inmediata de procesos en cualquier momento y lugar, cruzando la información disponible.
ACTUALIZACIÓN CONSTANTE DE LA INFORMACIÓN DISPONÍBLE
Resolución de los problemas de recuperación de información a través de una distribución y localización inmediata de procesos en cualquier momento y lugar, cruzando la información disponible.
UNIFORMIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Rellenar un número de campos de meta información mínimo para el registro de documentos y procesos evitando así la omisión de datos.

MAYOR SEGURIDAD
El acceso a los documentos y procesos es limitado, variando así el perfil del usuario, y mediante la introducción de una palabra clave se facilita el control de accesos.
MEJORA DE LOS FLUJOS DE TRABAJO
Tratamiento de procesos con mayor rapidez y control en la circulación para la toma de decisiones, lo que aumenta la productividad y produce mejoras significativas en la gestión de recursos.
GESTIÓN MÁS EFICIENTE
Percepción correcta y actualizada, mediante indicadores de gestión, del trabajo realizado por el organismo.
CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS
Al promover el mayor desempeño de la organización, el control de plazos y la integridad de la información, el sistema mejora la calidad del servicio prestado al cliente.
MEJOR TRATO CON LOS CLIENTES
El seguimiento de los procesos de manera eficaz garantiza la transparencia de la ejecución del proceso y de la información transmitida al cliente.
CAPACIDAD DE INTEGRACIÓN
Todos los módulos de gestión documental pueden ser integrados entre si y con las restantes soluciones de Quidgest, permitiendo compartir información y homogeneizar los procedimientos.

Una gestión documental modular, con opción de licenciamiento ilimitado, preparada para los mayores desafíos y cambios constantes de las organizaciones líderes en su área de actividad.

SOBRE

Quidgest es una compañía global de tecnología, con sede en Lisboa, pionera en el modelado y la generación automática de software. A través de la plataforma extreme low-code Genio ofrece una amplia gama de soluciones, en diferentes áreas, orientadas a la mejora continua en la gestión de empresas e instituciones públicas de excelencia.

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