CASO DE ESTUDO

ERP inovador – Transformação Digital da NOVA

erp nova

A Universidade Nova de Lisboa, designada habitualmente por NOVA, distingue-se como uma escola de referência mundial. Está em período de grandes transformações, nomeadamente no seu ERP. Desde fevereiro de 2017 que é uma Fundação Pública, com regime de direito privado e iniciou uma profunda mudança, no sentido da uniformização de processos nas suas 11 unidades orgânicas (UO). Passou a usar apenas um único número de contribuinte, mas garantindo a autonomia e as especificidades individuais.

A existência de múltiplos sistemas, em cada unidade orgânica, com todos os custos de licenciamento, manutenção, interoperabilidade e gestão associados, conduziu à necessidade de adquirir uma solução integrada e global.

DESAFIO

Além de um salto tecnológico, pretendia-se equilibrar a centralização do processamento de informação, com a mobilidade de utilização e satisfação das particularidades de cada unidade. Estas unidades estão geograficamente distribuídas pela região de Lisboa. Pretendia-se também normalizar procedimentos e obter indicadores de gestão, em tempo real, relativos aos grandes números administrativos de cada unidade e da Fundação em geral. E, acima de tudo, dotar a Universidade de um sistema flexível e evolutivo, compatível com o seu processo de Transformação Digital e posicionamento competitivo no mercado global de educação superior.

Além desta disparidade de sistemas ERP, existia também uma grande variedade de outras aplicações com as quais o novo ERP teria que integrar.

A par deste processo de transição surgiu a necessidade de uniformização de processos e procedimentos. Ou seja, de uma mudança no paradigma da gestão dos serviços administrativos e financeiros da NOVA.

SOLUÇÃO – ERP da Quidgest

A solução proposta é composta pelos três módulos principais (Gestão de Recursos Humanos, Gestão Financeira  e Gestão Logística e Patrimonial), mais a Gestão de Projetos. Das principais caraterísticas destaque para:

  • Desmaterialização;
  • Gestão e controlo de acessos;
  • Web-based;
  • Automatização da tramitação da informação;
  • Exportação de dados estatísticos;
  • Produção de indicadores de gestão;
  • Escalabilidade;
  • Campos de ajuda nos diversos formulários;
  • Integração total de informação;
  • Usabilidade.

RESULTADOS

  • O processamento de vencimentos em todas as UO está em funcionamento desde maio de 2017
  • As Gestão Financeira e Patrimonial estão a funcionar desde junho desse ano, altura em que a Fundação submeteu para a DGO – Direção Geral do Orçamento – o balancete consolidado de todas as Unidades.
  • Em julho de 2018 estavam consolidadas todas as contas, respeitando o prazo legal de reporte ao Tribunal de Contas e DGO.
  • A consolidação de informação é efetuada de forma automática e em tempo real, permitindo a emissão de mapas, com ou sem informação relativa às movimentações intra-grupo.

Esta consolidação, inovadora e única no mercado, foi desenvolvida e desenhada em conjunto com a NOVA, dota a gestão da informação necessária à tomada de decisão.

“Em 2017, foi um grande desafio instalar o SINGAP em três grandes áreas, Financeira, Recursos Humanos e Projetos. Conseguimos. Em 2018 o desafio era outro, cumprir com o prazo legalmente exigido para reportar ao Tribunal de Contas e Direção Geral do Orçamento. Era consolidar as contas da Universidade Nova em 11 entidades. Conseguimos! Muitos parabéns à minha equipa e aos consultores da Quidgest” e acrescentou: “Mas queremos mais. A NOVA tem um ensino e investigação de excelência e queremos continuar no caminho de uma gestão de excelência”

Ana Rita Marante, Diretora de Serviços e do Projeto ERP da NOVA

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