CASO DE ESTUDO

Recursos Humanos partilhados no Arquipélago dos Açores

gestão de recursos humanos

O Governo Regional dos Açores é o órgão executivo da Região Autónoma dos Açores e o órgão superior da administração regional autónoma. O Governo Regional tem poder executivo próprio e entre as suas principais competências estão a responsabilidade de administrar o património regional, as receitas fiscais e as despesas, adaptar a política fiscal nacional à região ou participar na elaboração dos planos nacionais, entre outras.

O Sistema Integrado de Gestão dos Recursos Humanos da Administração Regional dos Açores (SIGRHARA) gere todos os processos relacionados com os recursos humanos nas 9 ilhas que compõem o Arquipélago dos Açores. No total é possível gerir um conjunto de 17.628 trabalhadores de vários organismos do Governo Regional.

DESAFIO

Pela dispersão das várias ilhas do arquipélago em termos geográficos, pela repetição de procedimentos, pela necessidade de cumprir com as diretivas nacionais e pelas particularidades relacionadas com a legislação específica regional vigente nos Açores, o Governo Regional sentia uma lacuna no que diz respeito à gestão de todos os trabalhadores da Função Pública da região.
A existência de várias aplicações informáticas distintas, a falta de informação centralizada em tempo real e a alocação de recursos em tarefas pouco eficazes justificava a reengenharia e automatização de processos.
Por conseguinte, o objetivo principal do projeto centrou-se na automatização e alteração dos processos de gestão de recursos humanos existentes de modo a garantir uma perspetiva integrada da informação dispersa, precisão dos dados disponíveis, aumento de produtividade e melhoria contínua.

SOLUÇÃO

Para responder às necessidades sentidas foi desenvolvida uma única aplicação informática para a gestão de pessoas.
O Sistema Integrado de Gestão dos Recursos Humanos da Administração Regional dos Açores (SIGRHARA) gere todos os processos relacionados com os recursos humanos nas 9 ilhas que compõem o Arquipélago dos Açores. No total é possível gerir um conjunto de 17.628 trabalhadores de vários organismos do Governo Regional. Tratando-se do Governo de uma Região Autónoma houve a necessidade de representar uma estrutura complexa e hierarquizada no sistema de informação bem como a dependência existente entre esses organismos.
Inicialmente procedeu-se à centralização da informação respeitante aos dados pessoais e profissionais de todos os trabalhadores nos vários organismos numa única base de dados central.

RESULTADOS

O desenho de um sistema totalmente adequado às necessidades de gestão de pessoal no Governo Regional dos Açores permitiu:

  • A centralização de informação relativamente a todos os trabalhadores independentemente da modalidade de relação jurídica de emprego público estabelecida;
  • Implementação de serviços partilhados e processamento de vencimentos centralizado;
  • Uma poupança estimada de um milhão de euros em gastos com software informático e desenvolvimentos pós-implementação;
  • Redução de 30 dias no desfasamento temporal entre a informação processada e impacto no vencimento, nos serviços sem autonomia;
  • A normalização de procedimentos administrativos e contabilísticos e aplicação da legislação vigente aplicável;
  • A atualização automática e permanente de dados;
  • A interoperabilidade com outros sistemas;
  • A eliminação da redundância nos procedimentos;
  • A redução de custos com pessoal e de tempo dispendido nos processos;
  • Extrair KPI’s e outros indicadores de gestão;
  • Criar relatórios de informação;
  • A tomada de decisão com dados fiáveis e atualizados;
  • Melhor gestão do orçamento e planeamento de custos;
  • Desenvolver políticas de Recursos Humanos estratégicas para o desenvolvimento da Região dos Açores;
  • Desmaterialização e automatização de processos;
  • Integrar alterações legislativas num curto espaço de tempo.

A utilização da aplicação SIGRHARA, em substituição de mais de 150 aplicações informáticas de registo de cadastro de pessoal e de processamento de vencimentos, resultou numa substancial redução da despesa pública cifrada em cerca de 1 milhão de euros, ao nível de licenças, hardware informático, desenvolvimentos aplicacionais, entre outros, de considerável impacto na atual conjuntura económica.

Victor Santos, Diretor Regional da Vice Presidência do Governo da Região Autónoma dos Açores

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