Organização da informação

CASO DE ESTUDO

Acreditar gestao de Informacao

A Acreditar, Associação de Pais e Amigos de Crianças com Cancro foi fundada em 1993 por um conjunto de pais de crianças utentes dos serviços de oncologia pediátrica existentes no país. A instituição tem como principal missão ajudar as famílias e as crianças com cancro, a superarem os problemas que se colocam a partir do momento em que é diagnosticada a doença. Este apoio traduz-se em ajuda física, psíquica ou económica.

Com a introdução da nova solução foi possível uma redução dos custas da Acreditar na ordem dos 30%.

DESAFIO

A necessidade de a organização reunir uma boa base de dados, de conhecer melhor os doadores e os montantes doados levaram ao projeto. O registo de informação sobre os mecenas da Acreditar era feito anteriormente recorrendo uma simples listagem. Desta forma não era possível realizar qualquer tratamento ou gestão de informação de forma a otimizar o valor de donativos, manter contactos ou dar informações. Adicionalmente, pretendia-se com este sistema obter uma melhor informação sobre os mecenas e doações pontuais ou regulares e reunir informação de gestão.

SOLUÇÃO

O trabalho desenvolvido pela Quidgest permitiu centralizar a informação a circular nos quatro núcleos regionais da Associação, dispersos pelo país, e trabalhar de forma articulada e integrada. Para este efeito foi automatizado o registo de donativos, de recibos, assim como todos os processos relacionados com o tratamento deste tipo de informação. Além destas funcionalidades, o novo sistema assegurou ainda o tratamento de dados estatísticos de apoio à gestão não contemplados até à altura.

RESULTADOS

Esta nova ferramenta veio promover o acesso a informação de rigor, a partilha de informação, o controlo e a monitorização de dados, a centralização de informação numa única base de dados, a eliminação de informação redundante, bem como a agilidade de resposta por meio de notificações das tarefas pendentes. O conhecimento detalhado das várias ações realizadas pelos mecenas e de toda a informação relevante para a gestão, a maior capacidade de resposta, a redução de tempo dispensado em tarefas rotineiras, a redução do erro e a padronização dos processos intra-organizacionais foram também reforçados com a nova implementação.

A equipa da Quidgest encarou este trabalho com profissionalismo e empenho percebendo desde logo as nossas necessidades, os ganhos que poderíamos obter e a relevância do assunto. Apesar de o nosso levantamento de necessidades não ter sido o mais adequado, têm sido inexcedíveis na cooperação com a Acreditar extravasando em muito o âmbito do projeto tal como definido no seu inicio. Para nós na Acreditar que estamos um pouco habituados a que os trabalhos deste género levem a envolvimento emocional, mas nem sempre a um empenho tão profissional para a concretização dos objetivos de um dado projeto, podemos dizer que foi uma surpresa que não tem parado de nos surpreender. Esta forma de mecenato deveria ser um exemplo para as empresas pois permite um envolvimento de toda a estrutura da empresa na instituição apoiada e uma verificação imediata dos ganhos reais que a instituição obtém.”

Margarida Cruz, Diretora-Geral da Acreditar

Queremos ajudá-lo a ser um Caso de Sucesso